Helsingin Sanomain Säätiö on siirtynyt sähköiseen apurahajärjestelmään 14.11.2011 alkaen. Apurahahakemukset toimitetaan ja käsitellään vain sähköisessä muodossa. Säätiön apurahoja voi hakea ympäri vuoden.

Helsingin Sanomain Säätiön sähköisellä apurahajärjestelmällä hoidetaan Säätiön apurahojen haku- ja arviointiprosessi sekä apurahojen myöntöön liittyvä seuranta.

Järjestelmän kautta voi jättää apurahahakemuksia ja hyväksyttyjen hankkeiden maksatuspyyntöjä, raportoida hankkeiden etenemisestä ja rahoituksen käytöstä sekä päivittää omia yhteystietoja.

Sivustolle kirjaudutaan sähköpostiosoitteen ja salasanan avulla ja pääsy edellyttää rekisteröitymistä. Hakemus löytyy osoitteesta: https://www.apurahat.net/hssaatio. Sisään kirjautumisen jälkeen pääsivulla näkyy omat keskeneräiset hakemukset ja hankehistoria sekä ajankohtaiset toimenpiteet. Sivu on tyhjä, mikäli aiempaa käyttöhistoriaa ei ole. Pääsivulla on myös ajankohtaista tietoa liittyen apurahoihin (mm. hakemusten palautusaikataulu).

Uuden hakemuksen teko aloitetaan valitsemalla kohta: Tee hakemus. Hakemus saa aina uuden hankenumeron, ja keskeneräistä hakemusta pääsee muokkaamaan pääsivun kautta. Sähköiset hakemukset liitteineen toimitetaan Säätiöön Lähetä-toiminnolla. Lähetyksen jälkeen hakemusta ei voi enää muokata. Hakemuksen onnistuneesta vastaanottamisesta tulee sähköpostivahvistus heti lähettämisen jälkeen. Apurahahakemuksia lähetetään arvioitavaksi tieteelliselle toimikunnalle ja ulkopuolisille asiantuntijoille. Päätöksistä ilmoitetaan sähköisen apurahajärjestelmän kautta. Myönnetyistä apurahoista ilmoitetaan lisäksi kirjallisesti. Tiedot myönnetyistä apurahoista julkaistaan Säätiön verkkosivuilla ja painetussa vuosikertomuksessa.